Communication événementielle : comment organiser des événements ?

La communication évènementielle : un outil performant De nos jours, organiser un événement est devenu une pratique courante. Par rapport aux autres moyens de communication, certaines entreprises préfèrent opter pour la communication événementielle car elle offre d’innombrables atouts. Pour assurer la réussite d’un événement, il y a plusieurs étapes à respecter, pour ne citer que l’établissement des actions de communication à mettre œuvre, le pilier de toute création événementielle.

Avantages de la communication événementielle

La communication évènementielle est un outil de la communication hors-média. C’est une communication qui consiste à faire la promotion d’un produit, d’un service, d’une marque ou même d’un évènement particulier par le biais d’un évènement. Cet événement peut être une foire, un salon, un congrès, un gala, un roadshow, une convention, un séminaire, un team-building ou un spectacle évènementiel privé. Ce type de communication possède beaucoup d’avantages. D’abord, par rapport aux moyens de communication médias comme la télévision, la presse écrite, la radio…, la communication évènementielle permet, non seulement, à une entreprise d’entrer en contact direct avec ses clients mais elle permet aussi de conquérir de nouveaux prospects. Ensuite, elle permet également d’agrandir la notoriété d’une entreprise. En effet, le fait d’organiser un événement en incluant la participation d’un public de prestige ne fera qu’améliorer l’image de l’entité et booster sa crédibilité auprès de ses clients, ses partenaires ainsi que ses prospects. Enfin, il y a le système de réseautage. A travers l’évènementiel, l’entreprise aura l’occasion de se rapprocher d’autres acteurs de son secteur d’activité et de faire des échanges tout en développant des relations d’affaires et des partenariats. En conséquence, pour qu’un évènement réussisse, il est indispensable d’entreprendre des actions de communication.

Comment organiser des événements ?

L’organisation évènementielle n’est pas une activité facile car elle requiert beaucoup de temps, de ressources humaines, techniques et aussi financières. Certes, il y a de nombreuses choses à entreprendre lors d’une organisation évènementielle mais, l’évènementiel demeure l’un des moyens de communication les plus efficaces actuellement. Pour organiser un événement, certaines règles sont à respecter. D’abord, vous devez déterminer le type d’évènement que vous souhaitez organiser. S’agit-il d’un évènement destiné au public extérieur ou d’un événement pour le personnel de l’entreprise ? Puis, fixez le lieu, la date, la durée et le nombre de participants. Il est à noter que le choix du lieu est important car il sera le cadre de l’évènement et participera grandement à sa réussite. Cependant, il doit être en accord avec le type d’évènement choisi. Ensuite, définissez le budget de votre événement. Cela vous évitera les surprises. Et à part les budgets à allouer aux matériels, location de la salle…, pensez également à allouer des budgets pour les actions de communication car la communication est la clé du succès de votre événement. Bref, c’est la base de toute organisation évènementielle. Enfin, listez les matériels nécessaires pour l’évènement. Cela vous permettra de voir ce que vous possédez ou ce qu’il est nécessaire d’acheter ou de louer. N’oubliez pas non plus de planifier les tâches pour que tout soit fini à temps.

Actions de communication à entreprendre

Les actions de communication à entreprendre sont à ne pas minimiser lors d’une organisation évènementielle. On distingue trois (03) types d’actions de communication à mettre en œuvre lors d’une organisation d’évènement : la communication avant l’événement, pendant l’événement et celle après l’événement. Pour ce qui est de la communication avant l’événement, s’il s’agit d’un événement à l’interne de l’entreprise, l’élaboration d’une invitation pour convier le personnel à prendre part à la manifestation est le moyen de communication à mettre en œuvre. Par contre, s’il s’agit d’un événement qui touche le public extérieur, la réalisation de plusieurs supports de communication est recommandée. Ces supports peuvent être des affiches publicitaires, des prospectus, des flyers... La réalisation d’une publicité sur les médias ou les réseaux sociaux pour inciter le public à venir à la manifestation pourrait également être bénéfique. Concernant la communication pendant l’événement, diffuser de la publicité sur tous les médias jusqu’à la fin de l’évènement pour toucher encore plus de personnes est indispensable. En ce qui concerne la communication après l’événement, un suivi ou plus précisément le recueil de feed-back auprès des visiteurs peut s’avérer être essentiel. Pour ce faire, vous pouvez reparler de l’événement sur les réseaux sociaux ou passer voir les clients qui ont été présents lors de la manifestation. Sachez que le recueil du feed-back est important car c’est votre image qui entre en jeux. Alors, pour que vous puissiez voir les points forts et points faibles de l’organisation, cette activité est vivement recommandée, en vue d’apporter une amélioration à la prochaine édition.